¿Qué es el plan de cuentas y para qué sirve? 📝
El Plan de Cuentas es el orden y definición de cómo tu empresa va a organizar sus registros. Con el fin de que la información tenga sentido en su interpretación y así sea más sencillo revisar tu operación.
¿De qué sirve tener la información ordenada? ℹ️
El objetivo final de tener la información ordenada es que sea posible ver los números de la empresa de forma clara e interpretarlos rápido para tomar decisiones.
En la imagen a continuación se puede ver cómo una empresa ordena sus Gastos de oficina en diferentes Cuentas de Aseo, Insumos e Internet.
¿Cómo defino el plan de cuentas de mi empresa? 💡
1. Productos o Servicios
En el módulo Plan de Cuentas podrás crear y modificar los Productos o Servicios que ofrece tu empresa, para que puedas ordenar tus Ingresos, y así reflejar a qué corresponde cada uno.
Para crearlos, debes:
En la sección "Ingresos", seleccionar el botón "+ Agregar productos y servicios".
Se abrirá una pestaña, donde deberás indicar: el tipo, nombre, precio, moneda y la cuenta donde quieras anidar (opcional) el producto/servicio .
Cuando tengas la información completa, da click en "Guardar", ¡y listo!.
💡 Para anidar un Producto/Servicio en una cuenta, verifica primero si la tienes creada.
2. Cuentas
Te permite crear, modificar y ordenar cuentas para representar la información de la empresa.
Podrás crear cuentas para anidar otras en ella, así puedes ordenar sub - categorías.
‼️ Solo podrás anidar cuentas hasta un tercer nivel. No se podrá anidar en cuentas que tengan registros clasificados en ella.
Por ejemplo:
Uno podría crear una cuenta "Gastos Legales" de tipo "Gastos" para guardar ahí todas las facturas que envíen los abogados de la empresa por sus servicios.
Para crearlo, debes:
Ir a la sección que corresponda y dar click en el botón "+ Agregar cuenta".
Se abrirá una ventana donde debes indicar:
Nombre: Para reconocer tu cuenta.
Anidar en: Si quieres anidar tu cuenta dentro de otra más general.
Descripción: Si necesitas detallar qué registros irán en esa cuenta.
Cuando tengas la información completa, da click en "Guardar", ¡y listo!.
👀 El campo "Tipo de cuenta" vendrá completo según la sección donde diste click en el botón "+", pero puedes modificarlo si lo necesitas.
3. Líneas de Negocio
Puedes crear líneas de negocio (también conocidas como Centros de Costo) para separar la información en forma transversal.
Por ejemplo:
Las líneas de negocio son útiles cuando quieres separar la información de diferentes áreas de la empresa, o también para guardar la información asociada a un proyecto específico. De esta forma, es posible ver y analizar la información filtrando por línea de negocio.
Para crearlo, debes:
Seleccionar la pestaña Líneas de Negocio y hacer clic en el botón "+ Agregar línea".
Escoger el nombre, seleccionar si deseas que sea la línea por defecto y guardar.
¿Y si necesito eliminar algún registro? 🤔
Eliminar Cuenta o Producto/Servicio
Para eliminar una Cuenta o un Producto/Servicio, debes verificar primero si tiene o no registros clasificados en ella:
No tiene registros:
Solo debes dar click en los tres puntitos > Eliminar.
Y confirmar con el botón Eliminar.
Si tiene registros:
Si quieres eliminar la cuenta y "liberar" los registros, haz click en los tres puntitos > Eliminar, y allí selecciona "Eliminar clasificación".
Escribe la palabra y confirma con el botón "Eliminar".
Por otra parte, si quieres mover esos registros a otra cuenta > selecciona "Reclasificar".
Selecciona la cuenta donde moverás los registros > escribe la palabra y confirma con el botón "Eliminar".
💡 Cuando hay registros asociados, se verá un ícono de hoja con el número de registros que tiene, destacados en azul.
Eliminar Línea de Negocio
Para eliminar una Linea de Negocio también deberás verificar primero si tiene o no registros:
Cuando no tiene registros:
Solo debes dar click en los tres puntitos > Eliminar.
Y confirmar con el botón Eliminar.
Cuando si tiene registros:
Igual que con las Cuentas, si deseas "liberar" los registros > selecciona "Eliminar clasificación".
Si deseas mover esos registros a otra cuenta > selecciona "Reclasificar" y la cuenta donde moverás los registros.
Escribe la palabra y confirma con el botón "Eliminar".
💡 Pro Tip:
Si no quieres eliminar la Línea de Negocio, pero no quieres verla vigente o en tus reportes, puedes usar la opción "Archivar".
De esta manera quedará oculta, y podrás reestablecerla cuando la necesites nuevamente, desde la sección "Archivadas".
👉🏻 La siguiente foto muestra el plan de cuentas que se crea por defecto para tu empresa. Nos tomamos la libertad de cargar algunas cuentas iniciales tomando como referencia el plan de cuenta inicial sugerido por el SII.
¿No sabes cómo ordenar tu plan de cuentas? Revisa el artículo ¿Cómo ordeno mi plan de cuentas? para ver sugerencias que te pueden ayudar 🚀
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--Equipo Chipax.