Debes tener en cuenta que todos los movimientos que realices con respecto al fondo deben estar organizados, para que luego sea más fácil para ti rendirlos. Por eso, acá tenemos un paso a paso 👣 para conciliar estos movimientos.
1️⃣ Lo primero es crear una nueva Línea de Negocio por cada fondo de este tipo que tengas, para hacerlo sólo debes ir a Ajustes > Plan de cuentas > Agregar Línea de Negocio. Esto te servirá para poder llevar todos los ingresos y gastos que correspondan al Fondo en un sólo lugar.
2️⃣ Ahora, debes crear una cuenta de pasivo por cada fondo de este tipo que tengas, llamada fondo Corfo o el nombre que mejor te permita identificarlo.
3️⃣ Si ya recibiste tu primer depósito por el fondo, y tienes un abono por el que no tienes un documento de respaldo como una factura. Lo que debes hacer es ingresar al módulo Banco y seleccionar la flecha del botón Conciliar junto al movimiento y se desplegará un listado de opciones, vas a seleccionar Traspasar a balance para asignar el abono a la cuenta de pasivo creada.
4️⃣ Luego de recibir cada abono, debes rendir los gastos realizados del fondo, estas facturas de compras se deben clasificar en la línea de negocio que creaste, puedes verlas en tu resultado operacional filtrando por la línea de negocio y por el periodo que vas a rendir en el módulo Reportes > Resultado Operacional.
5️⃣ Cuando aprueben la rendición vas a reconocer el Ingreso. Para hacerlo, debes crear en el Plan de cuentas una cuenta de Otros ingresos, puede llamarse Fondo Corfo y dentro de esta cuenta crear un artículo/servicio, como por ejemplo Abonos Fondo Corfo.
6️⃣ Luego, debes ir a Ingresos > Notas de venta seleccionar la pestaña de Otros ingresos y crear una nueva nota de venta por el monto de la rendición aprobada.
👀 Puedes crear a Corfo como cliente desde la nota de venta si no lo tienes creado.
7️⃣ Ahora, debes ir al banco y buscar el abono que traspasaste al balance cuando lo recibiste (como te indicamos en el paso 3️⃣) verás el detalle de la conciliación y también el detalle de la validación.
Una vez acá desvalida el abono y podrás conciliar el monto aprobado con la nota de venta de otros ingresos creada.
8️⃣ Por el momento sólo te queda traspasar al balance (paso 3️⃣) el monto que queda por rendir.
Repetirás los pasos del 6️⃣ al 8️⃣ para reconocer los ingresos cuando te aprueben las rendiciones, hasta que hayas reconocido el 100% del abono.
Si deseas ver que movimientos tienes asignados a esta cuenta, podrás verificar desde el módulo Banco presionando sobre el botón de lupa 🔍 para filtrar por cuenta.
¡De esta manera podrás tener todo el control 📊sobre los fondos otorgados!
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--Equipo Chipax.