¿Qué es la cobranza automática en Chipax? 💶
La Cobranza automática es una funcionalidad que te permite enviar recordatorios de pago a tus clientes de forma automática.
Así, podrás notificarles sus pagos pendientes sin necesidad de hacerlo manualmente, manteniendo un mejor control de tus cuentas por cobrar y optimizando el uso de tu tiempo.
¿Cómo funciona la cobranza automática? 📧
Envío de correos
Se enviará un correo en el horario (días y frecuencia) que configuraste. Podrás revisar el historial de la cobranza automática, en el módulo Ingresos > Cuentas por cobrar, dando click en el detalle de cliente.
En la sección "Actividad" verás los últimos correos de cobranza enviados, y podrás ver el registro histórico dando click en "Ver toda la actividad".
Plantilla de correos
Se usa una plantilla predeterminada, la cual podrás revisar en Ajustes > Emails, en la sección "Estado de pago cliente".
👉🏻 Si necesitas ver más sobre como crear o editar plantillas de email, puedes revisar este artículo: ¿Cómo personalizar tus plantillas de cobranza?
¿Cómo se activa la cobranza automática? 🤔
1. Configura el horario de envío de correos
Primero define el horario en que se enviarán los correos de cobranza automática. Para ello:
Ve a Ingresos > Cuentas por cobrar, verás en la parte superior derecha un apartado de "Cobro automático", allí debes dar click sobre el ícono de configuración.
En la ventana que se despliega podrás configurar tu estrategia de cobranza:
Indicar la fecha de inicio de la cobranza automática
Elegir los días de la semana, la recurrencia y hora en que se enviarán los correos
Seleccionar la plantilla de correo que se utilizará
Tipo de documentos: si incluirás todos o solo los vencidos
Y confirmas dando click en "Guardar"
📌 En base al horario indicado, se mostrarán automáticamente las próximas 6 fechas de envío, así no tendrás que preocuparte de calcularlas manualmente.
Una vez listo, verás en el apartado de "Cobro automático" el horario de cobranza que definiste.
💡 El horario (hora y día) y recurrencia será el mismo para todos los clientes que tengan la cobranza automática activa.
2. Define a quién se enviará la cobranza
Luego, debes decidir qué clientes incluirás en la cobranza automática. Para hacerlo, tienes dos opciones:
I. Desde Cuentas por Cobrar
Ve a Ingresos > Cuentas por cobrar, y de la lista, selecciona los clientes que quieres incluir dando click en este ícono gris.
Aquí deberás dar click en "Cobro automático".
Se va a desplegar una ventana, donde podrás seleccionar los contactos a los que se le activará la cobranza automática, y luego da click en "Activar".
‼️ La cobranza automática solo se activa si el cliente tiene contactos registrados.
👉 Si aún no has creado contactos, revisa este artículo: ¿cómo agregar contactos a clientes?
Al confirmar verás al cliente con el ícono en verde, que significa que su cobranza automática quedó activa.
II. Desde Detalle del cliente
Ve a Ingresos > Cuentas por cobrar > Clientes, y en el listado, da click sobre el botón "Desactivado" del cliente que quieres agregar a la cobranza.
Aquí deberás dar click en "Cobro automático".
Verás que también se despliega la ventana de contactos, donde puedes elegir a los que se activará la cobranza, y confirmas dando click en "Activar".
Y así quedará el botón en verde, que significa que quedó activo el cobro automático.
👉 También puedes activar la cobranza automática de forma masiva para varios clientes al mismo tiempo 🙌
Desde la misma pestaña de Clientes, al lado izquierdo del nombre de cada cliente, encontrarás un checkbox para seleccionarlos uno a uno. Si quieres seleccionar todos los clientes de la lista, puedes marcar el checkbox que está junto al título “Cliente”, como se ve en la imagen.
Luego, debes hacer click en el botón “Desactivado”, lo que abrirá una ventana donde podrás definir si quieres activar la cobranza automática para esos contactos.
Se mostrará una ventana de confirmación indicando para cuántos clientes se activará la cobranza automática. Solo debes hacer click en “Activar” y quedará listo.
Una vez termines de activar la cobranza en tus clientes, verás en el apartado de "Cobro automático" la cantidad de clientes que quedaron suscritos.
Editar cobranza automática y clientes suscritos
Si necesitas hacer cambios en tu cobranza, podrás hacerlos tanto en la cobranza automática como en los clientes que están suscritos a ella.
Para editar la cobranza
Puedes hacerlo desde el apartado de cobro automático.
O desde el detalle del cliente, dando click al botón de configuración.
Se abrirá la ventana de configuración donde podrás
Cambiar el horario y recurrencia de envío de correos
Cambiar la plantilla utilizada
Cambiar el tipo de documento incluído.
Para editar los contactos con cobranza activa
Si necesitas quitar o agregar contactos a la cobranza, puedes hacerlo dando click en el botón verde > seleccionando "Editar contactos".
Allí podrás cambiar los contactos activos dando click en la casilla de la izquierda. O podrás agregar nuevos contactos desde el botón "Agregar contacto". Una vez realices los cambios, confirma dando click en "Activar".
Para editar los clientes suscritos
Puedes desactivar un cliente de la cobranza automática, dando click en el botón verde > seleccionas "Desactivado".
De esta forma quedará fuera de los clientes suscritos (botón gris) y ya no recibirá más correos de cobranza automática.
📌 Estos cambios se verán reflejados solo en los nuevos correos de cobranza que se envíen.
⚡️Pro Tip
Podrás exportar la información de tu cobranza, dando click en el botón "Exportar".
Así de sencillo es usar la cobranza automática, ¿qué esperas para activarla y ahorrar tiempo simplificando tu gestión en Chipax? 🚀
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-Equipo Chipax.