Paso a paso para registrar una importación 🚚
Te explicaremos cómo gestionar tu conciliación de compras de mercadería en el extranjero, para registrar y vincular cada documento correctamente en Chipax. Así podrás optimizar tu tiempo y evitar errores en tu gestión financiera.
Paso 1: Pago al proveedor 💵
El primer paso es comprar divisas para pagar la mercadería a tu proveedor. Cuando lo realices, además del abono (que es el monto en USD depositado en tu cuenta) y cargo (que es el pago de la compra de divisas) en tus movimientos bancarios, recibirás una factura emitida por el banco correspondiente al monto de divisas adquirido.
💡 Te dejamos este artículo si necesitas saber más sobre conciliación de compra de divisas
Si tienes una cuenta bancaria en dólares, debes omitir estos pasos y pasar directamente a la conciliación del pago de mercadería. Al asociar los movimientos debes seleccionar USD y encontrar el pago realizado al proveedor extranjero, como en la siguiente imagen:
💡 Si hay una diferencia en el tipo de cambio, puedes luego validarla. Te dejamos un artículo para que aprendas a hacerlo.
Continuando con el caso de compra de divisas, usemos este ejemplo: Compraste USD 6.250, lo que generó un cargo de $5.346.250 CLP en tu cuenta bancaria. Además, el proveedor de divisas emitió una factura (ejemplo: folio nº 1900).
¿Cómo conciliarlo?
Asocia el cargo de $5.346.250 con la factura por la compra de divisas nº 1900.
Clasifica la factura como activo en una cuenta de balance, por ejemplo, "Compra de divisas".
Por mientras el monto en dólares (USD 6.250) debes traspasarlo al balance en la misma cuenta de activo "Compra de divisas".
💡 Te dejamos estos artículos si necesitas aprender más sobre clasificación y traspasos a balance.
Luego de conciliada la compra de divisas, pasamos al siguiente punto que es el pago de la mercancía.
El monto por valor de mercadería que pagas al proveedor, se verá reflejado en el documento que registra las operaciones de importación extranjeras al país: DIN.
¿Qué es la DIN?
La Declaración de Ingreso (DIN) es el documento que oficializa la importación. En él se incluyen:
FOB (valor de la mercadería comprada)
Seguro
Flete internacional
CIF (FOB + Seguro + Flete Internacional)
IVA (19% del CIF)
Ad Valorem (arancel aduanero, 6% del CIF si aplica)
Continuando con el ejemplo, ahora deberíamos conciliar el pago de la mercadería (USD 6.250). De este cargo debe asignarse el monto correspondiente al monto FOB en la DIN, en este caso sería USD5.346,2.
❗️Importante: No se debe registrar un invoice/gasto adicional para este pago de mercadería, ya que ya está considerado en la DIN.
Paso 2: Provisiones al agente de aduanas 💰
Luego, deberás pagar una provisión a tu agente de aduanas. Esto es un pago por adelantado para que el agente de aduanas pueda gestionar la importación.
Este monto servirá para cubrir:
Servicios del agente de aduanas (honorarios)
Pago del IVA de la DIN
Otros gastos (transporte, almacenamiento, etc.)
Siguiendo con el ejemplo, si realizaste un pago de $1.453.351 CLP a la agencia de aduanas como provisión, tendrás un cargo en tu cuenta bancaria por ese monto. Este cargo aún no será conciliado, ya que falta la emisión de la factura.
Paso 3: Factura del agente de aduanas 🧾
Una vez que la agencia de aduanas realice todos los pagos, te emitirá una factura en la que detallará:
Item facturado
Servicios de aduana
Items no facturados
IVA de la DIN
Otros gastos externos
Provisión
Si bien la factura se emite solo por el monto de los servicios prestados por agencia de aduana (honorarios) el resto de la información detallada nos será útil en Chipax para saber como conciliar los saldos restantes con sus documentos correspondientes.
Así podemos continuar con la conciliación de la provisión pagada. Debemos asignar un monto de la provisión para conciliar con la factura por servicio de agente de aduana ($129.710 CLP).
Paso 4: Pago de IVA y otros gastos 📊
Ahora, considerando el detalle que agencia de aduanas nos brindó respecto al pago de IVA de la DIN y otros gastos externos, se deberá conciliar:
IVA de la DIN: Una parte del cargo por provisión se conciliará contra la DIN para cubrir el monto del IVA que se pagó ($1.015.781 CLP) el que está detallado en la factura de agente de aduana.
🎉 ¡Con este paso terminaste de conciliar la DIN!
Otros gastos externos: Se asignará la última parte del cargo por provisión para conciliar la factura del proveedor correspondiente a los gastos extras (ejemplo: transporte nacional por $300.062 CLP).
📌 Si no hay factura asociada a la empresa externa, regístrala manualmente como un gasto. Haz click aquí para aprender cómo registrar un gasto.
Paso 5: Diferencias a favor o en contra 💸
Es posible que, al finalizar tus conciliaciones, quede un saldo pendiente en tu cargo por provisiones.
En el caso de nuestro ejemplo sobraron $7.798 CLP, porque se provisionó más dinero del necesario.
¿Cómo saldar esta diferencia?:
En este caso, al registrarse un saldo a favor, la agencia de aduana podría realizar la devolución del monto de las siguientes maneras:
Devolución inmediata del saldo: La agencia de aduanas nos devolverá el monto como un abono en nuestra cuenta, el cual tendremos que conciliar contra el saldo de la provisión usando la opción "Vincular Movimientos" > "Devoluciones de Dinero".
Devolución acumulada de saldos a favor: En ocasiones la agencia de aduanas puede acumular varios saldos pendientes y los devuelve en un solo abono luego de cierta cantidad de importaciones. En ese caso, se deberá asignar la parte correspondiente del abono a cada saldo pendiente de la provisión que corresponda.
Y listo ¡tu conciliación de importaciones está completa! 🚀
Siguiendo estos pasos podrás registrar y conciliar correctamente. No es una tarea sencilla, pero sabemos que lograrás perfeccionarla 💪
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--Equipo Chipax.