Generalmente cuando importamos mercancías, hay 3 documentos relacionados ✅:

1. Declaración de Ingreso (DIN): es el documento que registra las operaciones de importación de mercancías extranjeras al país, es decir, refleja la factura de nuestro proveedor extranjero. Además, en la DIN se refleja el IVA asociado y se incluye el flete, el seguro de la mercancía y el Ad Valorem (arancel aduanero) si corresponde.

2. Factura del Agente de Aduana: acá está la clave de nuestra conciliación. El Agente de Aduanas nos emite una factura donde nos detalla lo siguiente (👀ver fotocopia más abajo⬇): 

  • La factura emitida por el Agente de Aduana por los servicios que nos prestaron, como honorarios y despacho.
  • En esta misma factura se incluye la rendición de gastos externos (lo que genera bastante confusión). Estos son servicios que el Agente externaliza, y luego hace la rendición. 
  • Y por último, se incluye la rendición del IVA de la DIN. El agente aduanero recolecta el dinero de este IVA y después se la entrega a la Tesorería Nacional de la República.

👀: La provisión (el cuadro amarillo en la fotocopia) es una estimación de los costos que le tendremos que pagar a la Agencia de Aduana antes de que se realice la importación. Por otro lado, la liquidación es lo que realmente se gastó una vez que se realiza esa importación. Por lo tanto, se genera una diferencia que la Agencia de Aduana nos deberá pagar o que nosotros deberemos pagarle.

3. Facturas de Gastos externos a la Aduana: en todas las importaciones se generan gastos externos a la Aduana, como los de almacenaje, desconsolidación y otros. La factura la emite la empresa que presta estos servicios y la Agencia de Aduana hace la rendición. 

Veámoslo con un ejemplo🖍:

Paso N°1: Conciliar la factura de la Agencia de Aduana

En Chipax encontraremos un cargo por la provisión que le habremos pagado a la Agencia de Aduana (en la fotocopia⬆ es el cuadro amarillo). Nos vamos a Bancolupa🔎, y buscamos ese monto de la provisión, en este caso es de $1.453.351.

Luego, esta provisión la conciliaremos contra los siguientes documentos (ver fotocopia de factura de Aduana más arriba para saber cómo encontrar estos montos):

  • Los servicios de la Aduana: $129.710
  • Gastos externos a la Aduana: $300.062
  • El IVA de la DIN: $1.015.781 

👀Ojo: este es solo un ejemplo, se podrían incluir otros ítems. 

Para conciliar, buscamos la factura del Agente de Aduana y de la empresa externa que nos presta servicios y seleccionamos, como en la imagen de abajo⬇.

👀Ojo: si no hay factura asociada a la empresa externa que nos presta los servicios, entonces hay que registrarla manualmente como un gasto. Haz click aquí para aprender cómo registrar un gasto.

Para el IVA de la DIN, debemos ingresar el N° de la DIN en el buscador, (este número lo podemos encontrar en la factura de la Agencia de Aduana como muestra la imagen de abajo⬇). En este caso el número de la DIN📜 es 1790292838 (sin el guión). Lo ingresamos en el buscador de Chipax y luego seleccionamos esa DIN.

Ahora, solo asignaremos de esta provisión lo que realmente se usó para el pago del IVA. Por lo tanto, en "Monto a asignar" ingresaremos el monto del IVA, en este caso de $1.015.781 (como se muestra en la siguiente imagen).

Luego, tendremos un saldo restante de $7.798, ya que le pagamos al Agente de Aduana más de lo que realmente costó (también puede ocurrir al revés: que le hayamos pagado al Agente de Aduana menos de lo que fue la liquidación).

¿Qué hacemos con este saldo?🤷‍♀️ Hay dos casos:

🅰 Caso A: Nuestro Agente de Aduana nos devuelve el dinero por este saldo o nos exige devolverle la diferencia cuanto antes, es decir, se va saldando la diferencia de cada provisión.

En nuestro ejemplo, Guardamos la conciliación. Cuando nos pague la Agencia de Aduana, hacemos una Vinculación de movimiento bancario, luego devolución de dinero para que cuadre. Haz click para saber cómo se validan devoluciones de dinero.

🅱 Caso B: La Agencia de Aduana espera a que se acumulen varios de estos saldos (como el de $7.798) y después nos deposita (en general el saldo es acreedor para la Agencia, por lo que esta nos deberá dinero).

En nuestro ejemplo, traeremos cualquier factura correspondiente a la siguiente provisión para dejar saldada esta conciliación. Si ven en este caso estamos conciliando una provisión de octubre, y terminaremos la conciliación con una factura que corresponde a la provisión de noviembre (factura de Gastos Externos a la Agencia de Aduana de $432.295 como muestra la imagen).

Luego, en la siguiente provisión se concilia la diferencia de esa factura de $432.295.

🎯Tip: si la provisión que calculó la Agencia de Aduana es menor a lo que realmente costó, conciliaremos la provisión contra los 3 documentos, pero habrá uno que no se conciliará completo. Entonces, para la siguiente provisión incluiremos ese saldo (o también se puede dar el caso que existiera una provisión anterior a la de octubre que haya conciliado el saldo de la provisión de octubre).

💥A fin de cuentas, lo importante es ir saldando las conciliaciones y traspasando los saldos a la última provisión. 

Imaginemos que la Agencia junta los saldos de 10 provisiones, y luego nos deposita ese monto en una sola transacción. Luego de conciliar la provisión N° 10 (la última provisión antes de que nos devuelva el dinero) contra sus documentos de respaldo, habrá una diferencia que deberá ser igual al valor que nos depositarán

➡💰Esta diferencia la validaremos con una devolución de dinero: vamos a Banco, apretamos la lupa, y luego ingresamos el monto de la última provisión.

Validaremos el monto sobrante de la provisión contra el monto que nos devolvió el Agente de Aduana: haz click para saber cómo se validan devoluciones de dinero.

➡Ya hemos pasado por lo más desafiante💦, ahora queda una última parte.🥇🙌

Paso N°2: Conciliar la DIN

La DIN aparecerá automáticamente en Chipax luego de que se declare en el SII. La encontramos en Egresos Registro de Compras, luego apretamos la lupa🔎 y en Tipo buscamos Declaración de ingresos. Se nos desplegarán todas nuestras DIN.

En este ejemplo, tenemos una DIN de $6.361.997, la cual se compone de:

  • Monto Neto de $5.346.216, que es el valor de nuestras mercancías (lo que le pagaremos a nuestros proveedores extranjeros).
  • IVA Recuperable de $1.015.781, esta se la pagamos al Agente de Aduana mediante la provisión (ya está conciliado😅).

👀ProTip: te recomendamos no registrar un invoice por el valor de las mercaderías importadas porque esa información ya está en la DIN y se estaría duplicando.

¿Cómo conciliamos la DIN? 📜

Apretamos Asignar Pago. Nosotros ya conciliamos el IVA de la DIN contra el pago de la provisión de la Aduana, por lo que nos aparecerá automáticamente😅.

Falta conciliar el pago por las mercancías: si tenemos una cuenta en dólares apretamos USD💸 y usamos el buscador para encontrar ese pago que le hicimos a nuestro proveedor extranjero (en este caso Quarto), como en la siguiente imagen:


Al seleccionar el pago, nos aparecerá un tipo de cambio (por defecto Chipax coloca el del día en que se realizó el pago, ver imagen abajo⬇). Si el tipo de cambio que Chipax asigna no corresponde, puedes modificarlo en ajustar tipo de cambio o ingresar el tipo de cambio que quieras.

🎯Tip: si quieres registrar la pérdida o ganancia del tipo de cambio, entonces tendrías que ingresar el tipo de cambio de la DIN y luego validar diferencia de tipo de cambio. Haz click aquí para aprender cómo hacerlo. 


👀¿Qué pasa si no tenemos una cuenta corriente en dólares (o euros)?

➡Si no tenemos cuenta corriente en moneda extranjera, entonces lo más probable es que hayamos comprado dólares. En este caso tendremos que conciliar la DIN contra ese cargo por la compra de dólares de nuestra cuenta corriente en CLP

Luego, con la factura que respalda esa compra de dólares debemos hacer lo siguiente: 

¡Y así ya habremos conciliado todo lo asociado a nuestra importación! 👏 No es una conciliación fácil, pero mientas más importaciones vayamos conciliando, más sentido va tomando. 😅

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--Equipo Chipax.

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